Conceptos clave de FACTO
Esta página explica los términos más importantes que encontrarás al usar FACTO en Colombia. Las definiciones están escritas en lenguaje cotidiano, sin jerga tributaria innecesaria.
Glosario
Factura electrónica de venta
Es el documento electrónico oficial para respaldar las ventas de bienes y servicios en Colombia, tanto nacionales como de exportación. Si emites una factura desde FACTO, estás emitiendo una factura electrónica de venta, que forma parte del sistema de facturación electrónica de la DIAN.
DIAN — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
La DIAN es la entidad del gobierno de Colombia encargada de recaudar los impuestos y controlar el comercio exterior. Es quien autoriza la numeración de tus facturas y valida los documentos electrónicos.
NIT — Número de Identificación Tributaria
El NIT es el número de identificación tributaria de las empresas en Colombia. Es el dato principal con el que registras tu empresa en FACTO, junto con la razón social.
Formulario RUT — Registro Único Tributario
El RUT es el documento oficial de identificación fiscal emitido por la DIAN, equivalente a la cédula de la empresa. Se carga en PDF al registrarte en FACTO.
Test SET ID
Es un código alfanumérico único que te otorga la DIAN en su portal habilitador cuando registras tu empresa para facturar electrónicamente. Se ingresa al registrarte en FACTO.
Resolución de Autorización de Numeración de Facturación
Antes de emitir facturas, debes solicitar a la DIAN, en el portal MUISCA, una resolución que te autoriza a usar:
- Un rango consecutivo de numeración (por ejemplo, del 1 al 5.000).
- Un prefijo (por ejemplo,
FE), de modo que tus facturas se numeran comoFE1,FE2, etc. - Una vigencia de 6, 12 o 18 meses.
Sin una resolución activa no puedes emitir facturas legales. Cuando la numeración autorizada se agota o la resolución vence, debes solicitar una nueva.
Clave Técnica
Es la clave que la DIAN entrega junto con la resolución de numeración. Se configura en el software de facturación y se usa para generar el CUFE de cada factura.
CUFE — Código Único de Factura Electrónica
El CUFE es el código que identifica de forma única cada factura electrónica ante la DIAN. Se genera a partir de los datos de la factura y de la Clave Técnica.
Nota crédito y nota débito
La nota crédito se usa para corregir, devolver o anular total o parcialmente una factura electrónica ya emitida. La nota débito se usa para aumentar su valor, por ejemplo por recargos. Una factura ya emitida no se puede borrar: los ajustes siempre se hacen con estas notas.
Documento soporte
Es el documento que emites cuando compras a una persona natural que no está obligada a facturar. Funciona como una factura de compra: respalda la adquisición en tu contabilidad.
Documento equivalente electrónico
Son documentos que reemplazan a la factura en ciertas operaciones, como los tiquetes de máquina registradora P.O.S., peajes, boletas de cine, servicios públicos, extractos bancarios y tiquetes de transporte.
Borrador
Un borrador es un documento que has creado y guardado en FACTO pero que todavía no ha sido emitido. Los borradores no tienen validez tributaria y pueden editarse o eliminarse libremente. Una vez que haces clic en Emitir, el documento sale del estado borrador, se envía a la DIAN y ya no puede modificarse directamente.
Tipos de documentos electrónicos en Colombia
| Documento | Cuándo se emite | Destinatario típico |
|---|---|---|
| Factura electrónica de venta | Venta de bienes o servicios, nacional o de exportación | Clientes |
| Nota crédito electrónica | Corrección, devolución o anulación de una factura electrónica ya emitida | El mismo destinatario de la factura original |
| Nota débito electrónica | Recargos o aumentos de valor sobre una factura electrónica ya emitida | El mismo destinatario de la factura original |
| Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar | Compras a personas naturales no obligadas a expedir factura | El vendedor no obligado a facturar |
| Nómina electrónica | Soporte del pago de salarios y prestaciones laborales | Empleados |
| Documento equivalente electrónico | Tiquetes P.O.S., peajes, boletas de cine, servicios públicos, extractos bancarios y tiquetes de transporte | Público general |
| Documento / remesa de transporte electrónico | Traslado terrestre y logístico de carga | Quien recibe o transporta la carga |
💡 Consejo: Si compras a una persona natural que no factura, no la registres como una compra sin respaldo: emite un documento soporte.